קביעת פגישות רבות משתתפים: לבחור תאריך בעזרת דוודל Doodle, להכיר טוב יותר את הכלים של אאוטלוק וגוגל, ולהקפיד על ניסוח

אתם בטח מכירים את הצורך: לקבוע פגישת עבודה לכמה אנשים. בין אם אתם אלה שצריכים לארגן אותה או רק להשתתף בה – לרוב נראה שזה לוקח הרבה יותר מדי זמן. ככל שיש יותר משתתפים זה נעשה יותר מסובך, וככל שהמשתתפים יותר מפוזרים גיאוגרפית או בארגונים שונים זה יותר קשה.

קביעת פגישות היא שאלה של תרבות, ארגונית או רחבה יותר. איך זה עובד בסביבה שלכם?

עובדים עם יומן ממוחשב או מנייר? אפשר לקבוע פגישות טלפוניות או רק פנים אל פנים? כמה משתתפים בממוצע בפגישה? מה אורך הפגישות אצלכם בדרך כלל? חצי שעה או שעתיים וחצי?

בכל מקרה, יש כמה כלים או שיטות עבודה שיכולים להקל עליכם: לקצר את זמן איסוף המידע מהמשתתפים, לרכז את המידע על הפגישה במקום אחד, ולחלק אחריות וזמן עבודה בין המשתתפים ולפנות לכם קצת זמן לדברים אחרים.

 דוודל doodle.com  –  כלי לקביעת פגישות מרובות משתתפים

זה אכן פשוט כמו שהם מציגים בדף הבית: אתם בוחרים כמה תאריכים ויוצרים סקר, ושולחים בדוא"ל למשתתפים הרצויים. כל אחד מהמשתתפים מקבל קישור למלא את הסקר ולציין את שמו ואת התאריכים שמתאימים לו. כל משתתף שנכנס לסקר, יכול לראות מה אחרים סימנו ולבחור תאריכים שמתאימים לו. אתם מקבלים עדכון בדוא"ל בכל פעם שמישהו ממלא פרטים. אחרי שכולם ציינו מתי נוח להם, אפשר לקבוע יחד תאריך שמתאים לרוב המשתתפים, או לכל המשתתפים ההכרחיים. אפשר גם להציע תאריכים אפשריים נוספים.

יש גם אפשרות שכל משתתף יבחר זמן שאחרים עדיין לא ציינו – שזה כלי נוח לקבוע פגישות אישיות, שיחות הורים וכדומה.

התחלנו לעבוד עם הכלי הזה בשתיל בימים של הקמת ועד העובדים שלנו. היה צורך לקבוע פגישה לעדכון והחלטות על הצעדים הבאים לכ-50 אנשים, אם לא יותר. רובם הגדול מנהלים יומן מנייר, ומפוזרים בכל מיני מקומות בארץ.

היתרון הגדול של דודל בעיני, זה שהוא לא תלוי בטכנולוגיית היומן של המשתתפים. זה כלי מאוד פשוט ואינטואיטיבי למשתמשים חדשים, אם כי הממשק שלו באנגלית. אפשר לקבוע פגישות ללא הרשמה, ואפשר להירשם ולקבל שירותים נוספים.

אם אתם מזמינים הרבה משתתפים ולא רוצים הם יראו את התשובות זה של זה, אפשר גם להשתמש בשאלונים של גוגל: אתם שולחים שאלון עם התאריכים האפשריים, ויכולים לשלוט האם כל נמען יכול לענות תשובה אחת או כמה. את התשובות אתם מקבלים במרוכז בטבלה, מה שיקל עליכם לסכם את המידע ולבחור תאריך.

 דגשים לניסוח

בין אם אתם שולחים הזמנה בדוא"ל, ביומן ממוחשב או אפילו בעל-פה, שימו לב לניסוח והקפידו

  • להציע 2-3 אריכים אפשריים. אף פעם אל תשלחו מייל שמזמין לפגישה עם השאלה הפתוחה "מתי נוח לך?"
  • לפרט: מה מטרת הפגישה
  • לציין: מי המשתתפים ההכרחיים ומי אופציונאליים (זה מאוד קשור למטרת הפגישה…)
  • לפרט: עד מתי מצפים לקבל תשובה מהמשתתפים כדי לקבוע תאריך
  • להשתדל לאפשר התחברות מרחוק בטלפון, סקייפ, או שירות דומה
  • להבטיח ולשלוח סיכום של הפגישה אחריה. ככה לא תדירו ממנה משתתפים רצויים שלא הצליחו להצטרף על אף כל המאמצים

 להכיר טוב יותר את האפשרויות של יומנים ממוחשבים:

בין אם אתם עובדים עם אאוטלוק, גוגל קלנדר או יומנים אחרים – סביר להניח שאתם לא מכירים את כל האפשרויות והפיצ'רים שלהם. יכול להיות שמתחבא שם עוד משהו קטן, שיכול לעזור לכם לנהל טוב יותר את הזמן שלכם ולקבוע פגישות עם אנשים אחרים. למשל: מסייע התזמון לקביעת פגישות עם אנשים בארגון שלי או ששיתפו איתי את היומן שלהם, קביעת פגישות חוזרות, שינוי תאריך של פגישה, ועוד.

 המדריכים של אאוטלוק:

העזרה של גוגל קלנדר:

 ללמוד מאחרים כלים ושיטות

שיתפתי כאן כלים שאני מכירה ומשתמשת בהם. אולי אתם מכירים כלים שימושיים נוספים? יש לכם עוד דגשים לניסוח? סיפור שאפשר דרכו ללמוד מהניסיון שלכם? אשמח אם תשתפו כאן בתגובות.

תודה ובהצלחה

10 מחשבות על “קביעת פגישות רבות משתתפים: לבחור תאריך בעזרת דוודל Doodle, להכיר טוב יותר את הכלים של אאוטלוק וגוגל, ולהקפיד על ניסוח”

  1. נושא חשוב. הניסיון האישי שלי מהארגון שאני עובד בו (5-6 אנשים), הוא שדודל או אאוטלוק לא מצליחים לעשות זאת. חלק מזה בגלל שאפליקציות מיועדות למשתמשים מתוחכמים יחסית (ולא משנה כמה זה פשוט עבורי או כמה אני מסביר). בסוף מה שעובד הוא שיחות טלפון בין כולם או מייל שמבקש מכל אחד לרשום את כל התאריכים והשעות האפשריות וצריך להיות מוח אנושי (אני) שאומר מה אפשרי.
    למרות ניסיונותי הנואשים, לא הצלחתי למצוא פתרון טוב יותר לבעייה זו.

    אהבתי

    1. יכול להיות שטופס של גוגל google form מוטמע בדוא"ל יהיה יותר נוח לתפעול: הם מסמנים מתי נוח להם ואתה מקבל את התוצאות בטבלה שנוח יותר לעבד.
      כמה תאריכים מציעים אצלכם לפגישה של5-6 אנשים? אולי צריך להציע פחות אפשרויות?
      כלי נוסף שיכול לעזור: אם יש פגישות עבודה של הצוות כל שבוע שבועיים, אולי אפשר לקבוע פגישה חוזרת ביום ושעה קבועים, מתוך ידיעה שתמיד יש במה למלא את הפגישה (אבל צריך להודיע מראש מה נושא הפגישה הקרובה, כי אחרת אנשים יזלזלו).
      בהצלחה!

      אהבתי

  2. מעיני, חיפשתי בגוגל איך לעבוד עם דודל והגעתי אלייך! כרגיל- כותבת ברור, נהיר וכייף! בעיקר העלה געגועים… שאי ברכה, מקווה שהכל טוב בירושלים של אחרי השלג… נשיקות! דניאל

    אהבתי

    1. דניאל, כייף לשמוע ממך! אני רואה בסטטיסטיקות של הבלוג שלא מעט אנשים שמחפשים מידע על דודל מגיעים לכאן – אני מקווה שהמידע עוזר. ראיתי (בפייסבוק) שמגיע לך מזל טוב… ד"ש מירושלים. (הערב עדיין ראיתי שלוגיות אחרונות ליד הכניסה לבניין)

      אהבתי

  3. הי, קראתי בפורום דודל תשובה שאומרת שעובדים על ממשק בעברית גם- אך לא מצאתי- מישהו מכיר דודל שניתן לערוך בו את הטקסט נוח לקריאה בעברית ?

    אהבתי

    1. הי רוית, יכול להיות שעדיין עובדים על הממשק בעברית… שווה לברר בפורום של דודל איך זה מתקדם. עד כמה שזכור לי, אפשר לכתוב את הטקסט המקדים בעברית וגם המשתתפים יכולים לרשום את שמם בעברית.
      עוד אפשרות: כשאת יוצרת אירוע, את מקבלת במייל לינקים לניהול האירוע וכן לשיתוף עם מוזמנים. במקום להשתמש בהודעה האוטומטית של דודל, את יכולה לשלוח מהמייל שלך הודעה בערית כרצונך ולשלב את הקישור.
      בהצלחה!

      אהבתי

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s