קביעת פגישות רבות משתתפים: לבחור תאריך בעזרת דוודל Doodle, להכיר טוב יותר את הכלים של אאוטלוק וגוגל, ולהקפיד על ניסוח

אתם בטח מכירים את הצורך: לקבוע פגישת עבודה לכמה אנשים. בין אם אתם אלה שצריכים לארגן אותה או רק להשתתף בה – לרוב נראה שזה לוקח הרבה יותר מדי זמן. ככל שיש יותר משתתפים זה נעשה יותר מסובך, וככל שהמשתתפים יותר מפוזרים גיאוגרפית או בארגונים שונים זה יותר קשה.

קביעת פגישות היא שאלה של תרבות, ארגונית או רחבה יותר. איך זה עובד בסביבה שלכם?

עובדים עם יומן ממוחשב או מנייר? אפשר לקבוע פגישות טלפוניות או רק פנים אל פנים? כמה משתתפים בממוצע בפגישה? מה אורך הפגישות אצלכם בדרך כלל? חצי שעה או שעתיים וחצי?

בכל מקרה, יש כמה כלים או שיטות עבודה שיכולים להקל עליכם: לקצר את זמן איסוף המידע מהמשתתפים, לרכז את המידע על הפגישה במקום אחד, ולחלק אחריות וזמן עבודה בין המשתתפים ולפנות לכם קצת זמן לדברים אחרים.

 דוודל doodle.com  –  כלי לקביעת פגישות מרובות משתתפים

זה אכן פשוט כמו שהם מציגים בדף הבית: אתם בוחרים כמה תאריכים ויוצרים סקר, ושולחים בדוא"ל למשתתפים הרצויים. כל אחד מהמשתתפים מקבל קישור למלא את הסקר ולציין את שמו ואת התאריכים שמתאימים לו. כל משתתף שנכנס לסקר, יכול לראות מה אחרים סימנו ולבחור תאריכים שמתאימים לו. אתם מקבלים עדכון בדוא"ל בכל פעם שמישהו ממלא פרטים. אחרי שכולם ציינו מתי נוח להם, אפשר לקבוע יחד תאריך שמתאים לרוב המשתתפים, או לכל המשתתפים ההכרחיים. אפשר גם להציע תאריכים אפשריים נוספים.

יש גם אפשרות שכל משתתף יבחר זמן שאחרים עדיין לא ציינו – שזה כלי נוח לקבוע פגישות אישיות, שיחות הורים וכדומה.

התחלנו לעבוד עם הכלי הזה בשתיל בימים של הקמת ועד עובדים. היה צורך לקבוע פגישה לעדכון והחלטות על הצעדים הבאים לכ-50 אנשים, אם לא יותר. רובם הגדול מנהלים יומן מנייר, ומפוזרים בכל מיני מקומות בארץ.

היתרון הגדול של דודל בעיני, זה שהוא לא תלוי בטכנולוגיית היומן של המשתתפים. זה כלי מאוד פשוט ואינטואיטיבי למשתמשים חדשים, אם כי הממשק שלו באנגלית. אפשר לקבוע פגישות ללא הרשמה, ואפשר להירשם ולקבל שירותים נוספים.

אם אתם מזמינים הרבה משתתפים ולא רוצים הם יראו את התשובות זה של זה, אפשר גם להשתמש בשאלונים של גוגל: אתם שולחים שאלון עם התאריכים האפשריים, ויכולים לשלוט האם כל נמען יכול לענות תשובה אחת או כמה. את התשובות אתם מקבלים במרוכז בטבלה, מה שיקל עליכם לסכם את המידע ולבחור תאריך.

 דגשים לניסוח

בין אם שולחים הזמנה בדוא"ל, ביומן ממוחשב או אפילו בעל-פה, שימו לב לניסוח והקפידו:

• להציע 2-3 אריכים אפשריים. אף פעם אל תשלחו מייל שמזמין לפגישה עם השאלה הפתוחה "מתי נוח לך?"
• לפרט: מה מטרת הפגישה
• לציין: מי המשתתפים ההכרחיים ומי אופציונאליים (זה מאוד קשור למטרת הפגישה…)
• לפרט: עד מתי מצפים לקבל תשובה מהמשתתפים כדי לקבוע תאריך
• להשתדל לאפשר התחברות מרחוק בטלפון, סקייפ, או שירות דומה
• להבטיח ולשלוח סיכום של הפגישה אחריה. ככה לא תדירו ממנה משתתפים רצויים שלא הצליחו להצטרף על אף כל המאמצים

 להכיר טוב יותר את האפשרויות של יומנים ממוחשבים:

בין אם אתם עובדים עם אאוטלוק, גוגל קלנדר או יומנים אחרים – סביר להניח שאתם לא מכירים את כל האפשרויות והפיצ'רים שלהם. יכול להיות שמתחבא שם עוד משהו קטן, שיכול לעזור לכם לנהל טוב יותר את הזמן שלכם ולקבוע פגישות עם אנשים אחרים. למשל: מסייע התזמון לקביעת פגישות עם אנשים בארגון שלי או ששיתפו איתי את היומן שלהם, קביעת פגישות חוזרות, שינוי תאריך של פגישה, ועוד.

 המדריכים של אאוטלוק:

• ארגון פגישות באמצעות אאוטלוק
• תזמון פגישה
• קביעת פגישה עם אחרים
• פורטל התמיכה של מיקרוסופט לאאוטלוק

העזרה של גוגל קלנדר:

• כל השאלות והתשובות נמצאות כאן
• ובחיפוש פשוט בגוגל תוכלו למצוא הרבה סרטוני הדרכה (באנגלית)

 ללמוד מאחרים כלים ושיטות

שיתפתי כאן כלים שאני מכירה ומשתמשת בהם. אולי אתם מכירים כלים שימושיים נוספים? יש לכם עוד דגשים לניסוח? סיפור שאפשר דרכו ללמוד מהניסיון שלכם? אשמח אם תשתפו כאן בתגובות.

תודה ובהצלחה

מאת: Ma'ayan

עוסקת ומתעניינת בשימושי אינטרנט לשינוי חברתי: פיתוח קהילות, הנעה לפעולה, יצירה ותרבות ברשת. מעדיפה ירושלים על פני תל אביב, הייקו על פני הייטק, שוקולד מריר על פני שוקולד חלב, עשר דקות מול ורמיר אחד על פני שעה בתערוכה של אימפרסיוניסטים. הצג פוסטים מאת Ma'ayan