את התרשים הזה מצאתי לפני כמה שנים באתר האינטרנט של Cloud for Good, ומצאתי אותו שימושי מאוד בעבודה עם ארגונים במגזר השלישי (נראה לי שהוא יכול להתאים גם לארגונים עסקיים). בהסכמתו של טל פרנקפורט, מנהל Cloud for Good, אני משתפת אותו כאן בתרגום לעברית.
למה התרשים הזה טוב:
ספירת מלאי: התרשים מקיף את כלל ההיבטים הטכנולוגיים המחשוביים של הארגון.
עושה סדר: התרשים מארגן פונקציות טכנולוגיות ארגוניות בקבוצות. בכל קבוצה מערכות שדומות וקשורות זו לזו, שהפונקציונאליות שלהן דומה, והרבה פעמים – הגיוני שיהיו בתחום אחריות של עובד/ת או יחידה ארגונית אחת.
עוזר לקבוע סדרי עדיפויות: העמודות מסודרות לפי חיוניות לפעילות הארגונית (באופן כללי). אין טעם לדבר על שיתוף קבצים לפני שיש גישה למחשב ורשת, ואין טעם לדבר על פיתוח אפליקציות מובייל לפני שיש לנו אתר אינטרנט. בהתארגנות של קבוצות לפני שלב המיסוד הארגוני, בפעילות קהילתית או בארגונים קטנים, היחידות של התשתיות ושל שיתוף הפעולה מתבססות פעמים רבות על כלים חינמיים מבוססי רשת או משאבים אישיים של המשתתפים, מה שמאפשר להשקיע יותר משאבים בנוכחות המקוונת.
עוזר לתכנן: בגלל שהוא נותן מיפוי טוב, התרשים מאפשר לסקור את הפעילות ולתכנן הלאה: מי אחראי על מה? מי בעלי העניין בכל תחום? איך להכניס צרכים טכנולוגיים לתכנית העבודה השנתית ולתקציב?
אני מקווה שתמצאו גם את הרשים מועיל ושימושי, ואשמח לשמוע רשמים וחוויות.
אז מה יש לנו כאן:
תשתיות:
מחשבים: האם לכל העובדים בארגון יש מחשב? כמה מחשבים יש לנו? כולם נייחים (מחשב שולחני) או שיש גם ניידים? האם חלק מהעובדים מביאים את המחשב שלהם מהבית (זה יכול להיות נייד, אבל גם עבודה מהבית על מחשב נייח)?
תוכנה: באילו תוכנות אנחנו משתמשים? מה החבילה הבסיסית שמותקנת על המחשבים של כולם, ומה התוכנות המיוחדות שחלק מהעובדות והעובדים משתמשים בהן? האם התוכנות מותקנות באופן חוקי? האם גרסאות התוכנה מעודכנות?
רשת מחשבים: האם יש לנו רשת פנימית ארגונית או שאנחנו מתחברים דרך האינטרנט? האם הרשת שלנו מאובטחת?
גיבוי: האם ואיך אנחנו מגבים את המידע שלנו? יש לנו תכנית גיבוי? מתי בפעם האחרונה בדקנו האם הגיבוי עובד?
שיתוף פעולה:
דואר אלקטרוני: האם אנחנו משתמשים בשרת ארגוני, ממשי או וירטואלי, אצלנו או אצל ספקית אינטרנט? האם אנחנו משתמשים בשירות דוא"ל חינמי כמו ג'ימייל, יאהו, וואלה וכיו"ב? האם אנחנו משתמשים בכתובות דוא"ל תחת דומיין ארגוני?
יומן: האם אנחנו משתמשים ביומן אלקטרוני (פעמים רבות מחובר לשירות הדוא"ל)? האם אנחנו משתמשים ביומן אלקטרוני לקביעת פגישות עבודה ולניהול משימות וזמן?
שיתוף קבצים: האם יש לנו אפשרות לראות ולעבוד עם קבצים שעובדים אחרים יצרו? האם יש לנו נהלי עבודה, הרשאות וכלים לשיתוף קבצים ולעבודה משותפת מרחוק?
פורטל ארגוני: האם יש לנו אתר פנים ארגוני, ידוע גם בשם אינטראנט? האם הוא שימושי?
תפעול:
מערכת כספים: איך אנחנו מנהלים את עניינינו הכספיים?
CRM (ניהול קשרי לקוחות): איך אנחנו שומרים פרטי קשר של תורמים, מתנדבים, מקבלי שירותים? האם אנחנו שומרים רק פרטי קשר או גם את השתלשלות היחסים איתם? האם מערכת ניהול הקשרים שלנו מחוברת למערכת הכספים?
נוכחות מקוונת:
אתר אינטרנט: יש לנו אתר? האם האתר בר קיימא? האם הוא שימושי ומועיל או מהווה עול ונטל? מתי בפעם האחרונה עדכנו אותו (תוכן ותשתיות)?
בלוג: האם יש לנו בלוג ארגוני (יכול להיות יותר מאחד)? באתר או במקומות אחרים? האם יש עובדים או פעילים בארגון שמפרסמים בלוג מקצועי?
רשתות חברתיות: באילו רשתות חברתיות אנחנו פעילים? מה התשומות והתוצרים של הפעילות בהן? האם יש לנו חשבונות באתרי מדיה חברתית שאינם פעילים או מעודכנים?
חדשנות:
שימוש במובייל: האם אנחנו משתמשים בטלפונים סלולריים במסגרת העבודה? סמארטפונים או פחות מתקדמים? באילו כלים (אפליקציות) שלהם אנחנו משתמשים מעבר לשיחות טלפון?
פיתוח כלים ותוכנות: האם אנחנו מפתחים תוכנות וכלים ייחודיים לנו? לשימוש פנימי או ציבורי? האם הם מעודכנים ועובדים? האם הם כלים סגורים וייחודיים לנו או שאנו חולקים אותם כתוכנה חופשית?
עוד כדאי לשאול ולענות עבור כל כלי: מי משתמש בזה (בתוך הארגון ומחוצה לו)? מי אחראי שהכלי יהיה מעודכן ופועל?
פוסט מעולה.