אינבוקס אפס Inbox Zero – איך לגרום לתיבת הדואר האלקטרוני להיות יותר שימושית ופחות מתסכלת

אם גם אצלך מופיעה ברשימת ההחלטות לשנה החדשה "תיבת דואר ריקה", ואז נכנסת עוד ברכת שנה טובה, ולא בטוח אם צריך למחוק אותה, לענות מייד, או לשמור לאחר כך – אולי הפוסט הזה יעניין אותך.

אינבוקס אפס – inbox zero היא שיטת עבודה להתמודד עם בעיה: עיסוק רב ומתיש בתיבת הדואר האלקטרוני, שנראה שאין לו סוף לעולם. העיסוק הזה שואב זמן ותשומת לב, ומפריע לנו לעשות דברים אחרים. את השיטה פיתח וניסח מרלין מן (Merlin Mann), ובאתר האינטרנט של אינבוקס אפס אפשר למצוא הרצאה שהעביר לעובדי גוגל ומציגה את עקרונות האינבוקס אפס וכן את מצגת ההרצאה. על אינבוקס אפס שמעתי לראשונה לפני שנתיים בערך. אני מנסה ליישם את השיטה, אבל זה תהליך שנמשך לאורך זמן. מצאתי לפני כמה ימים סיכום הדברים שרשמתי בכתב יד והחלטתי להקליד, והנה הוא כאן לפניכם.

אז למה אינבוקס אפס

הזמן ותשומת הלב העומדים לרשותנו הם סופיים. אינבוקס אפס היא דרך להציב גבולות, כך שאני אוכל למקד את הזמן ואת תשומת הלב שלי בטיפול ועיבוד דואר נכנס. העקרונות המנחים של השיטה:

• דואר אלקטרוני הוא מדיום, דרך להעביר דברים ממקום למקום, ולא יותר מזה.
• יש מקום אחד מתאים לכל דבר. תיבת הדואר הנכנס היא מקום מתאים לדואר נכנס בלבד.
• צריך לעבד בדרך לאפס Process to zero
• צריך להמיר פריטי דואר נכנס לפעולה

למה הכוונה בעיבוד processing? 

זה יותר מאשר לבדוק checking, ופחות מאשר להשיב responding. יש עוד דברים שאפשר לעשות עם דואר נכנס. וזה מה שהשיטה הזאת עושה, מגדירה את הפעולות האלה. עבור כל אימייל שאני מטפלת בו לחשוב: מה הפעולה שאני צריכה לעשות עם המייל הזה.

מרלין מציין: זה מה שאני ממליץ, כי זה מה שעובד בשבילי. אולי לכם יהיו פעולות אחרות. כל אחד יכול להגדיר פעולות שמתאימות לה או לו, אבל חשוב לעבור מ"לקרוא מיילים" או "לעבור על מיילים" לפעלים אחרים.

חמש הפעולות האפשריות לעיבוד דואר נכנס:

• למחוק Delete
• להאציל סמכויות Delegate
• להשיב Respond
• לעכב Defer
• לבצע Do

למחוק. אם אפשר – צריך למחוק. שמירה לארכיון נחשבת כמחיקה. מרלין ממליץ לנהל ארכיון אחד, תיקייה אחת של דברים שאולי אצטרך בעתיד. ככל שיש יותר תיקיות, יותר קשה למצוא פריטים. תחשבו והגדירו: מה המערכת המינימלית שתאפשר לכם למצוא דברים.

להאציל סמכות, כלומר להעביר למישהו אחר לבצע דברים. כשאתם משתמשים בפעולה הזאת, שימו תזכורת לבדוק אחרי שבועיים. התזכורת צריכה להיות ביומן, לא באינבוקס.

להשיב. כנראה שזאת הפעולה שתבחרו ברוב המקרים. חשוב ללמוד לענות מהר ובקצרה, תשובות של שורה או שתיים. אפשר להיעזר באתר הזה כדי להתחייב ולעמוד בכתיבת מיילים של חמישה משפטים לכל היותר. (הערה של מעין: בספר "כתיבה אפקטיבית" צפריר בשן מקדיש פרק לכתיבת דואר אלקטרוני. שווה לקרוא ולאמץ. עוד יתרון בולט של "כתיבה אפקטיבית" הוא שהספר כתוב בעברית ומתמקד בכתיבה בעברית.)

לעכב. מרלין ממליץ להשתמש בפעולה הזאת במשורה. בואו נזכור שתיבת הדואר הנכנס שלנו מיועדת לדואר נכנס, כלומר פריטי דואר אלקטרוני שעוד לא קראנו. היא לא רשימת משימות (To Do list), לא תזכורות, ולא כלי לגיבוי קבצים.

לבצע. לבצע עכשיו את מה שצריך, או למצוא זמן אחר ולהקצות את הזמן הדרוש. לרשום ביומן, ולהעביר מתיבת הדואר הנכנס לארכיון.

ומה עם ניהול משימות? 

את ניהול המשימות שלכם בצעו בכלי אחר. למשל, במסמך וורד, גיליון אקסל, הכלים הרלוונטיים של גוגל דוקס או דף נייר. (הערה של מעין: יש גם אפליקציות מובייל לניהול משימות, שמאפשרות סינכרון בין מכשירים שונים. אני משתמשת  בשביעות רצון ב- Wunderlist.) אל תשתמשו בכלי דוא"ל לניהול משימות! עוד טיפ לגבי ניהול משימות: לא לבחור כלי כייפי מדי. חשוב שזה יהיה כלי רק לניהול משימות, לא משהו שכייפי להיות שם.

מרלין סבור שהפעולות שהגדיר מתאימות לרוב האנשים. אבל, כאמור: כל אחד ואחת יכולים להגדיר את הפעולות שמתאימות להם.

עוד כמה עצות:

• אם אפשר, התנתקו מדי פעם מתיבת הדואר הנכנס שלכם. Do email less. זה גורם לדברים להיראות פחות דחופים.
• אל תבהו בתיבת הדואר שלכם. No fiddling. צמצמו את זמן השהייה בחשבון הדואר שלכם שהיא לא אחת מחמש הפעולות הנ"ל.
• השתדלו לענות על הכל לפי הסדר ולהקדיש פחות זמן למיון.

ונקודה למחשבה לסיום: עדיף לענות על אימייל מאשר למחוק אותו. אבל עדיף למחוק היום מאשר להתמהמה ששה חודשים ואז למחוק.

יש לכם טיפים ועצות נוספים לניהול יעיל של תיבת הדואר? מוזמנים לשתף בתגובות.

אם אתם גם מאמצים את אינבוקס אפס, אשמח לשמוע איך זה הולך לכם. אפשר גם בהודעה פרטית (באמצעות טופס יצירת הקשר של הבלוג).

שיהיה בהצלחה!

מאת: Ma'ayan

עוסקת ומתעניינת בשימושי אינטרנט לשינוי חברתי: פיתוח קהילות, הנעה לפעולה, יצירה ותרבות ברשת. מעדיפה ירושלים על פני תל אביב, הייקו על פני הייטק, שוקולד מריר על פני שוקולד חלב, עשר דקות מול ורמיר אחד על פני שעה בתערוכה של אימפרסיוניסטים. הצג פוסטים מאת Ma'ayan