כנס טכנולוגיה למגזר השלישי: לארגן כנס מקצועי, קהילתי ומגוון

פעם בשנה, נפגשים מאות אנשי טכנולוגיה במגזר השלישי לכנס של למידה, חיבור וחיזוק הקהילה, שינוי ושיפור שימושי הטכנולוגיה בארגונים שלהם ובמגזר השלישי בכלל. הכנס, NTC, נמשך שלושה ימים ומתקיים בכל פעם בעיר אחרת בארצות הברית. לצד אנשים שעובדים במגזר השלישי, משתתפים בו גם אנשי מקצועי עצמאיים וספקי שירותים בתחום. רוב המשתתפות והמשתתפים הם אמריקאים, אבל הנושאים שנדונים בכנס והשיחות והמפגשים משפיעים על שימושי טכנולוגיה במגזר השלישי בכל העולם.

את הכנס מפיק ארגון NTEN, רשת הטכנולוגיה למגזר השלישי, שכמו הרבה יוזמות חברתיות ו/או טכנולוגיות אחרות התחיל כקהילה של אנשים בעלי עניין משותף, וצמח לעמותה עם תכניות ופרויקטים שונים, ביניהם גם הכנס הזה.

שמעתי לראשונה על הכנס לפני כשמונה שנים, כשעבדתי ב"שתיל" ועקבתי אחרי שיחות ופרסומים בבלוגים באנגלית בתחום. בשנת 2011, זכיתי להשתתף בכנס. הדברים שלמדתי שם והאנשים שפגשתי עזרו לי לקדם את עבודתי בשתיל ועם ארגוני שינוי חברתי אחרים, וגם תרמו להתפתחותי המקצועית האישית.

המשכתי לעקוב אחרי הכנס והפרסומים סביבו, לפעמים השתתפתי מרחוק בחלק מההרצאות. השנה, נסעתי לכנס שוב, הפעם כעצמאית. זכיתי גם להרצות בכנס, הרצאה שעסקה בפעילות של ארגונים חברתיים בויקיפדיה.

לפני שאכתוב ואספר על ההרצאה שלי ועל הרצאות נוספות בכנס, אני רוצה להתעכב על הפקת הכנס והתכנון שלו. הכנס פונה לקהל של אנשי טכנולוגיה במגזר השלישי, ומותאם לצרכים ולמאפיינים של קהל היעד הזה (ותתי הקבוצות שלו). זהו כנס שמיועד לאנשים עם אוריינות טכנית ותקשורתית גבוהה, ורבים מהם הם אנשים מופנמים, קצרי קשב וריכוז. בתכנון הכנס מושם הרבה דגש על פיתוח הקהילה וחיזוק הקשרים בין חברי הקהילה. בשנים האחרונות, מושם גם דגש על גיוון במשתתפים ובדוברים, הכלה והגדלת השתתפות של אוכלוסיות מודרות.

כל מי שמפיק ומארגן כנסים ואירועים ציבוריים יכול ללמוד מ-NTEN, ולהטמיע בכנס או האירוע הבא שלכם משהו ממאפייני הכנס הזה. הנה כמה דוגמאות ואפשרויות:

חיבור אנשים, בניית קהילה

• בכנס השתתפו השנה מעל 2,000 משתתפות ומשתתפים, והרצו כ-300 דוברות ודוברים בכ-200 הרצאות ופאנלים. זה יוצר הרבה הרצאות מקבילות, אבל גם מאפשר הרבה מפגשים ולמידה. אפליקציה ייעודית עזרה להתמצא בין שפע האירועים, ולבנות סדר יום אישי של הרצאות, מפגשים עם משתתפים אחרים, וביקור בדוכנים בתערוכה.
• תהליך בניית התכנית ובחירת ההרצאות מתנהל בשקיפות ובשיתוף הקהילה. חברי קהילת NTEN מוזמנים להגיש הצעות להרצאות, יש תהליך הצבעה של הקהילה, לצד המלצות ובחירה של ועדה מייעצת.
• יש עידוד השתתפות של מרצים חדשים ונציגות של ארגונים (לעומת יועצים או ספקי שירות), וקריאה לריבוי מרצים בכל הרצאה או פאנל כדי לאפשר הזדמנות וחשיפה ליותר מרצות ומרצים. השנה, מתוך כלל המרצות והמרצים, 58% היו נשים. עם זאת, רק כ-30% היו אנשים שאינם לבנים. צוות NTEN מתכנן לשפר את היחס הזה בכנס הבא.
• בזמן ארוחות הצהריים, מתקיימים שולחנות מפגש ושיחה לפי נושאים או מאפיינים משותפים. הנושאים מגיעים ממשתתפי הכנס, ולכל שולחן יש "מנחה" שאחראי לארח את המפגש ולהוביל את השיחה. זאת הזדמנות מצוינת להכיר אנשים חדשים, ועוזר לאנשים מופנמים להתחיל בשיחות והיכרויות חדשות. בין הנושאים: וורדפרס, סיילספורס, משתתפים מאזור גאוגרפי מסויים (ניו יורק, אלסקה), עובדי ארגונים יהודיים, להט"ביותים, משתמשי בולט ג'ורנל, ועוד.
• המארגנים מודעים להצפה של המידע והרעיונות, ולפער שנוצר כשחוזרים לעבודה השוטפת. איך אני יכולה להטמיע את מה שלמדתי בעבודה? איך אני יכולה לשתף את העמיתים שלי במה שלמדתי? כאן נכנסים לפעולה הפורומים המקוונים של NTEN והבלוג, עם עצות ורעיונות, מקום לשיחה ושיתוף, והמשך הקשר אחרי הכנס.

למידה וניהול ידע

• כל הרצאה או פאנל מקבלים השטאג במבנה קבוע וקובץ שיתופי לשיתוף סיכומים, חומרים ופרטי קשר עם המרצים. ההשטאג והקובץ מתפרסמים מראש, לפני תחילת הכנס, ומאפשרים שיחה ולמידה בין המשתתפים. אלו משמשים גם למעקב ולמידה של נושאים מהרצאות בהן לא השתתפנו.
• המשוב על ההרצאות והפאנלים נעשה במערכת ממוחשבת, במטרה להקל גם על מילוי הטפסים וגם על איסוף הנתונים והפקת לקחים.
• אולמות ההרצאות אורגנו כך שאיפשרו ישיבה בצורות שונות: ליד שולחן כתיבה, על כסאות בשורה, בעמידה ליד שולחנות גבוהים, ועל כדורי יוגה – מה שמאפשר למידה נוחה והשתתפות לאנשים בעלי הרגלי למידה והקשבה שונים.

התאמה לקהל היעד: אנשי טכנולוגיה חברתיים

• ההרצאות בכנס מחולקות ל-5 נושאים מרכזיים, שמשקפים את תחומי הפעילות הטכנולוגית בארגונים: תשתיות, פיתוח משאבים, שיווק ותקשורת, תכניות ופרויקטים, ומנהיגות. חמשת הנושאים משקפים היבטים שונים ומקצועיות שונה של טכנולוגיה במגזר השלישי, וכבוד להתמחויות השונות.
• אנשים מופנמים, כאלה שמתקשים ביצירת קשרים חברתיים או משתתפים חדשים, יכולים להצטרף לתכנית "חברים לכנס", ולקבל ליווי ממישהו שכבר השתתף בשנים קודמות. מתנדבים עזרו להתמצא במרחב ובאירועים בכל ימי הכנס.
• ווייפיי בנפח תעבורה גדול מאוד ועמדות להטענת מחשבים וטלפונים, סופקו בכמויות שמתאימות לאנשים שפעילים מאוד אונליין.
• ההשטאגים של הכנס #18NTC וההרצאות #18NTCmysession עוזרים להתמצא ולהשתתף בשיחות על הכנס ברשתות חברתיות שונות (בעיקר טוויטר, אבל גם באינסטגרם ובפייסבוק).

גיווניות והכלה חברתית

• תכנית מלגות, לה תורמים חברי הקהילה ונותני חסות, מאפשרת לאנשי מקצוע מארגונים קטנים ודלי משאבים להגיע לכנס ולהשתתף בו.
• הדוברת המרכזית בכנס השנה היתה לאבי אג'איי, בלוגרית אקטיביסטית ואשה אפריקאית. וזה לא קרה במקרה.
• ציון פנייה מגדרית: לראשונה השנה, משתתפי הכנס ומשתתפותיו הוזמנו להוסיף לתג השם שלהם ציון איך הם רוצים שייפנו אליהם, 'היא / שלה' , 'הוא / שלו' או אחרת. הרבה משתתפים בחרו להשתמש בתג , כולל סיסג'דריות וסיסג'נדרים.

• יצירת חדרי שירותים לא ממוגדרים.
  

  

• מארגני הכנס מקצים מקום לחדר הנקה וחדר תפילה (משותף לכל הדתות והאמונות).
• ספלי הנייר והכלים החד פעמיים היו מחומרים ממוחזרים ומתכלים. עם ההרשמה קיבלו כל המשתתפים בקבוק מים רב פעמי.
• המזון שהוגש היה מגוון (יותר מאשר לפני 7 שנים), עם יותר ירקות ופירות טריים, מנות צמחוניות ו/או ללא גלוטן, ופירוט לצד כל מנה מה היא מכילה ומה מרכיביה.
• מרכז הכנסים וכל אולמות ההרצאות היו נגישים לאנשים עם מוגבלויות.

כמובן שזאת רשימה מאוד ארוכה, ויכול להיות שלא אפשרי להטמיע את כל המאפיינים ולשים לב לכל הפרטים באירוע הבא שאתם מתכננים ומפיקים. גם למארגני NTC לקח כמה שנים לשים לב ולהטמיע את הדגשים האלה. אני בטוחה שגם השנה הם יערכו סיכום, יפיקו לקחים ויוסיפו עוד שיפורים בשנה הבאה. אבל אני חושבת שכל אחת ואחד מאתנו יכולים לקחת משהו מהמאפיינים האלה, כדי לעשות את הכנס, ההרצאה או האירוע הבא שלנו יותר מקצועיים ונגישים.

זאת גם הזדמנות להודות לצוות NTEN ולכל המתנדבים והמשתתפים על אירוע מוצלח, מלמד וחווייתי. Thank you NTEN team, and all the volunteers and participants for this successful and resourceful conference.

יצא לכם לפגוש עוד מאפיינים שהופכים כנסים ליותר מקצועיים, נגישים ומכילים? מוזמנים לשתף פרטים ומידע בתגובות.

מאת: Ma'ayan

עוסקת ומתעניינת בשימושי אינטרנט לשינוי חברתי: פיתוח קהילות, הנעה לפעולה, יצירה ותרבות ברשת. מעדיפה ירושלים על פני תל אביב, הייקו על פני הייטק, שוקולד מריר על פני שוקולד חלב, עשר דקות מול ורמיר אחד על פני שעה בתערוכה של אימפרסיוניסטים. הצג פוסטים מאת Ma'ayan