הסחות דיגיטליות ושחיקה דיגיטלית: כלים בדרך לחיים שפויים יותר

כשאנחנו עובדים בסביבה דיגיטלית, ההסחות מפתות אותנו מכל עבר, כל הזמן: התראות על דואר נכנס, פעילות ברשתות חברתיות, או הודעות בווטסאפ. הפיתוי כל הזמן נמצא שם: למצוא משהו חדש בפיד, להיכנס לדיונים על נושאים חשובים, או לעבור מדף אינטרנט אחד לאחר דקות ארוכות (למה לא שעות), כשבעצם תכננו לעשות דברים אחר. מצד אחד, לסביבת עבודה דיגיטלית וכלי תקשורת דיגיטלית יש יתרונות משמעותיים, ולחלקנו הם הכרחיים לעבודה. מצד שני, ההסחות האלה הן פיתויים חזקים שמסיטים אותנו ממה שאנחנו בעצם רוצים לעשות.

ההסחות גורמות לשחיקה: מצב של תשישות ארוכת-טווח ועניין מצומצם, בדרך כלל בהקשר של מקום העבודה. היא מוכרת בפסיכולוגיה וברפואה, ובחיים של רבים מאיתנו. שחיקה דיגיטלית היא מצב דומה (ולפעמים קשור לשחיקה כללית), שנובע משימוש מתמשך בטכנולוגיה וכלי תקשורת דיגיטליים. היא עדיין לא מוכרת רשמית ברפואה או בפסיכולוגיה, אבל גם אותה רבים מאיתנו מכירים.

התמודדות עם הסחות דיגיטליות ומניעת שחיקה דיגיטלית היו הנושא של אחד המושבים בכנס הטכנולוגיות למגזר השלישי NTC השנה. במושב השתתפו שלושה דוברים, וכל אחד התמקד בהיבט אחר של שחיקה דיגיטלית וכלים להתמודדות איתה: הרגלי עבודה אישיים, שיתופיות יתר ועומסי תקשורת בעבודה בארגונים, ועבודה עם שותפים מחוץ לארגון שלנו.

הנושא רלוונטי במיוחד לאנשי טכנולוגיה בארגונים, שכלי תקשורת דיגיטלית הם חלק מהעבודה שלהם. אבל הוא רלוונטי בכלל לעובדים בארגונים חברתיים: הרבה מהתקשורת עם הקהילה היא בכלים דיגיטליים, מקורות מידע ועדכון, השתתפות בקהילות לפי תחומי עניין או מקצוע, וכמובן תקשורת פנים ארגונית.

את סיכום ההרצאה, החומרים (מצגת ודפי עבודה) וקישורים נוספים אפשר למצוא כאן: http://po.st/18NTCmindfultech.
יש גם ראיון רדיופוני, שהתפרסם כסרטון ביוטיוב.

הדוברים במושב:

• מיקו וויטלוק, יועץ ומאמן אישי עצמאי, מנהל האתר MindfulTechie.com.
• בת' קנטר, מומחית לדיגיטל ומדיה חברתית לשינוי חברתי, בלוגרית ומובילת דעת קהל, ומחברת שותפה של הספר "The Happy Healthy Nonprofit".
• קארי רייס, יועצת לאסטרטגיה ופיתוח של ארגונים חברתיים.

הסחות דיגיטליות והרגלי עבודה אישיים

מיקו וויטלוק פתח את ההרצאה שלו בשאלון "בחן את עצמך" לזיהוי רמת ההסחה הדיגיטלית האישית. השאלון עוזר להתבוננות אישית, בתוספת שאלות מנחות לדיון ושיחה בנושא. בהמשך, מיקו סקר כמה נושאים של ניהול זמן וניהול עבודה דיגיטלית:

ללמוד להגיד לא

איך ללמוד לאילו דברים ומתי להגיד כן, ולאילו לא. לטענתו, רבים מאיתנו אומרים כן בקלות. כך יוצא שאנחנו עובדים הרבה, אבל לא תמיד על ההעדפות או היעדים שלנו.

הוא הציע דרכים להשיב בחיוב לפניות, אבל בצורה יותר מורכבת. למשל: להגיד כן, ולשאול עוד שאלות המשך, לבקש פרטים נוספים, להציע מועד בעתיד או להציע מסגרת עבודה של כמות שעות לבקשה. גם מענה בשלילה יכול להיות יותר מורכב מאשר "להגיד לא": זה יכול להיות לא עכשיו, זה לא חלק מהעדיפויות שלי, שאלתי שאלות המשך, אין זמן ביומן.

לטענתו, ובהנהוני הסכמה של רבים מהמשתתפים, לפעמים אנחנו נכנסים לבעיות בגלל איך שאנחנו אומרים לא, ולא מעצם הסירוב.

כלי עזר ואפליקציות לשליטה בהסחות דיגיטליות

כאן מיקו דיבר על כלים טכניים מאוד קונקרטיים: איך משנים את הגדרת ההתראות באפליקציות שונות, דוא"ל ויומנים דיגיטליים, ואיך זה יכול לעזור לנו להתמקד טוב יותר במה שאנחנו רוצים ומתכננים לעשות.

עוד דבר שלדעתו חשוב לגבי הסחות דיגיטליות הוא איך לחזור להתרכז אם חרגנו. חשוב להיות גמישים וסלחנים לעצמנו, כי יש המון הסחות דיגיטליות בסביבת העבודה שלנו, וללמוד לשלוט בהן זה תהליך ולא משימה חד פעמית.

חמישה כלים ואפליקציות מומלצים לשליטה בהסחות דיגיטליות:

• Moment: אפליקציה למעקב אחרי שימוש במכשיר הטלפון, והתראה על חריגה בשימוש. האפליקציה זמינה כרגע רק למכשירי אייפון.
• News Feed Eradicator for Facebook: תוסף לדפדפן גוגל כרום שמחליף את הפיד בפייסבוק בציטוטים מעוררי השראה. המטרה היא להיגמל מעדכונים תכופים של הפיד וחיפוש חדשות ושיחות.
• Inbox when ready: תוסף לדפדפן גוגל כרום שמשנה את הממשק של ג'ימייל במטרה לעזור לשפר את העבודה עם תיבת הדוא"ל. בעזרת התוסף אפשר להגביל את כמות הפעמים שבודקים מה חדש בתיבת הדואר במשך היום, לתזמן זמן לנעילה של האינבוקס, ועוד.
• Boomerang: תוסף לדפדפן / אפליקציה שמתזמנת שליחת מיילים, ומעקב אחרי תגובות והתייחסות אליהם. זה כלי שמאפשר לעבוד בשעות שונות, בלי לייצר ציפיות לזמינות בשעות אלה בהכרח. יש גרסה לג'ימייל וגרסה לאאוטלוק. (זאת אפליקציה יחסית ותיקה ומוכרת. הגרסה החופשית לשימוש בסיסית מאוד, אבל שווה לנסות כדי להכיר את האפשרויות. מ.א.)
• Forest: אפליקציה שנותנת מוטיבציה להניח את הטלפון ולהתמקד במשהו אחר כמו עבודה, למידה, מפגש עם חברים. אם אתם יוצאים מהאפליקציה, העץ שנטעתם ימות. האפליקציה תומכת גם באייפון וגם באנדרואיד, ויש גם תוסף לדפדפן כרום. העיצוב והמישחוק מאוד יפים, והחברה שמפעילה את השירות תורמת לנטיעת עצים "אמיתיים".

הסחות דיגיטליות בעבודת צוות

בת' קנטר התמקדה בהסחות דיגיטליות שנובעות מעבודת צוות, תוך שימוש בכלי תקשורת דיגיטליים. היא תיארה מצב כשל של עומס שיתופיות Collaborative overload: יותר מדי פגישות (חלקן לא נחוצות), יותר מדי עדכונים, ציפייה לזמינות גבוהה בתוך הצוות או הארגון.

לתרבות עבודה כזאת יש השפעה רעה על פרודוקטיביות ועל בריאות. זאת צורת עבודה שלא משאירה זמן למחשבה, דבר שנחוץ למערכת העצבים שלנו. עבודה כזאת לאורך זמן מובילה לשעות עבודה ארוכות ולתשישות.

בת' הציעה כלי לאבחון ארגוני וחשיבה משותפת על הנושא, שמתמקד בארבעה נושאים:

4 Ps: Planning, people, priorities, being present.

בין הכלים והרעיונות שהציעה להתמודדות היו:

• לקבוע במשותף הרגלים של עדכון, תחזוקת לוח עבודה, כמות או מבנה של ישיבות עבודה.
• להכריז פעם בחודש על Stop days: יום שבו באים לעבודה ולא מדברים עם אף אחד. כל אחד עובד על דברים שהוא תכנן עבור עצמו, משלים פערים, משקיע זמן בלמידה ומחקר, וכיו"ב.
• לנסח נהלים והרגלים לשימוש בטכנולוגיה בארגון, למשל: דואר אלקטרוני, קביעת פגישות, עבודה משותפת על קבצים. כשעובדים עם אנשים מחוץ לארגון, אפשר לציין ולקבוע נהלים בתחילת העבודה המשותפת.
• לעבוד יותר עם פגישות מרחוק – שיכולות לחסוך הרבה זמן והוצאות לכל המשתתפים. זה משהו שאפשר לקבוע נהלים לגביו בארגון, ולבדוק אחרי פגישות איך זה עובד, איך אנשים מתמודדים עם זה.
• לבנות סדרי עדיפות משותפים, ולאפשר לעובדים להביא את סדרי העדיפויות שלהם לעבודה, לתכנן ולהימנע מהלחצות וכיבוי שריפות.
• לקצר בהרבה פגישות סטטוס צוותיות: לקצר אותן ל-15 דקות ולא לקיים בישיבה. לקבוע שכל משתתף יביא שאלה אחת לשאול, ודבר אחד חשוב לספר עליו. וזהו.
• לאפשר אזור ללא הסחות דיגיטליות: להגדיר אזור במשרד בלי כלים דיגיטליים. אפשר לקבוע שם פגישות.
• לקבוע מדיניות כניסה לחדרים של אחרים ודלת פתוחה, ולהשתמש בשילוט כדי להגביל הסחות דלת פתוחה.

בכלי האבחון והמידע להתמודדות עם הסחות דיגיטליות בארגון של בת', יש עוד מקורות מידע וטיפים. המסמך פורסם ברישיון cc-by-sa , ואפשר לתרגם אותו ולשתף תחת תנאי הרישיון.

הסחות דיגיטליות בעבודה "כלפי חוץ"

קארי רייס דיברה על עבודה עם בעלי עניין אחרים: חברי ועד מנהל, תורמים, מתנדבים. בעבודה איתם קשה יותר לקבוע כללים לעבודה משותפת: הם לא עובדים בארגון, ולפעמים יש להם הרגלי שימוש טכנולוגיים שונים. ככלל, צריך לבדוק איתם באילו טכנולוגיות הם משתמשים ולפשט ככל האפשר את השימוש בטכנולוגיה: למשל, להשתמש בכלים שהם כבר מכירים ולא לבקש מהם להירשם לשירותים חדשים.

• עם חברי ועד מנהל יש לחשוב מה יעבוד בשבילם, ולהשתמש בכלי תקשורת ואופני תקשורת שמתאימים להם. חשוב לבדוק איתם, לפני ואחרי הפגישה, שכלי התקשורת מתאימים ושימושיים עבורם.
• עם תורמים חשוב לפשט  ככל האפשר את תהליך התרומה.
• עם מתנדבים ותומכים, אנחנו צריכים לראות איפה הם נמצאים ומדברים עלינו או על נושאי הפעילות שלנו – ולהיות שם.

תמונה קבוצתית בסוף המושב: כך אנחנו נראים כשאנחנו נינוחים, מודעים להסחות הדיגיטליות שלנו, ושולטים בהן.

לסיכום, המושב הביא זוויות ראייה של שלושה אנשי מקצוע, ועסק בשלושה מעגלי פעילות והשפעה. כל הדוברים ציינו שהם מציגים הרבה נקודות ואפשרויות, ויהיה ריאלי לבחור אחת או שתיים מהן, ולהתמקד בהן.

בעקבות הכנס, אני בודקת כמה מהאפליקציות שמיקו המליץ עליהן ומנסה לקבוע לעצמי פעם בשבוע או שבועיים יום ללא פגישות. ההתראות האוטומטיות שאני מקבלת בטלפון הנייד מאוד מצומצמות, ואני בודקת האם אפשר לצמצם אותן עוד יותר.

עוד כלי שאני משתמשת בו להתמודדות עם הסחות דיגיטליות הוא יומן בולט ג'ורנל: יומן במחברת נייר, לא דיגיטלי בכלל, בו אני משתמשת כיומן קלנדרי ולרשימות שונות. מוזמנים לקרוא עוד על בולט ג'ורנל כאן.

האם אתם חווים הסחות דיגיטליות בעבודה? איך אתם מתמודדים איתן? אשמח לשמוע ולקבל רעיונות בתגובות לפוסט.

 

תמונת השער: Photo by Malte Wingen on Unsplash