אני שמחה לארח בבלוג את עו"ס איתי קנדר, לשיתוף מהידע והניסיון שלו בארגון מפגשים מורכבים בזום, שכוללים עבודה בקבוצות קטנות ומתחלפות, במסגרת עבודתו בדפ"י – דיאלוג פתוח ישראל. יש לאיתי כמה הצעות והמלצות שלא ראיתי במדריכים אחרים לעבודה עם זום, ונראה לי שרלוונטיים להרבה קהילות וארגונים: להעשרת פעילות בזום, ולתכנון לטווח הארוך של יותר עבודה בפגישות מרחוק. תודה רבה לאיתי, ולחיי מפגשי עבודה מרחוק משמעותיים ומוצלחים!
ניהול של מפגשי זום גדולים ומורכבים: מפגשי קהילה ועבודה בקבוצות
מאת: עו"ס איתי קנדר
עם בוא הקורונה, הארגון שבו אני עובד, דפ"י – דיאלוג פתוח ישראל, נאלץ להעתיק חלק ממפגשי הקורס השנתי, הנקראים "מפגשי קהילה", אל אפליקציית זום. מפגשי הקהילה הם מפגשים חודשיים שבמסגרתם נעשו מגוון של תירגולים בכל מיני קבוצות, מהן אקראיות ומהן קבועות מראש. בנוסף, בחלקים של ימי הקהילה היו המשתתפות גם מתקבצות אל חדר אחד ומשוחחות. ההצעה הבאה היא תולדה של ניסיון מצד הארגון להעביר את הפורמט של ימי הקהילה האלו אל הזום.
כך נראה לו"ז היום הזה, כשהוא בשיתוף מסך:
אני מגדיר מפגשי זום גדולים ומורכבים כמפגשים בהם משתתפות מעל 10 איש ואישה, ואשר מתפצלים בהם לכל מיני קבוצות, לכל מיני פעילויות. כדי לקיים מפגש מעין כזה, אני מציע להשתמש בשיטת הקודים הבאה:
שלב א', שיום המשתתפות:
עם כניסה אל פגישת הזום, כשהמשתתפות עוד נכנסות והחדר מתמלא, יש לשנות את השמות של כולם באופן כזה, שיש קוד לפני השם שלהן.
- אפשר ליצור טבלה עם הקודים לפני הפגישה, אם ידוע בדיוק מי מתכננת להגיע ומי לא.
- אפשר לשיים יחד עם אנשים נוספים, שנקבעו מראש, ועם כניסתם יקבלו סמכות של Co-Host.
- אפשר לחילופין להשתמש בשיטה קבועה מראש לשיום. למשל, אפשר להעניק ספרות בתוך הקוד לפי סדר מעגלי: לראשונה שנכנסת אל הפגישה, את המספר 1; לשנייה, 2; לשלישית, 3; ואז חוזר אל 1 ושוב להתחיל את הספירה.
- כדי לענות על צרכי יום הקהילה שלנו, בחרתי בקוד פשוט המורכב מספרה (1-6) ואות (א-ז). לדוגמא, אני הייתי "4ב – איתי קנדר" לאורך כל היום הזה.
שלב ב', חלוקה ראשונית לקבוצות:
את החלוקה הראשונה אפשר לעשות עוד בזמן שאנשים נכנסים לפגישת הזום. אפשר לעשות את זה, בזמן שהמנחה של היום מדברת ומציגה את מהלך היום. כדאי, לדעתי, להראות בשלב זה את לוח הזמנים של היום כולו באמצעות שיתוף מסך. יש לשים לב, שבזמן שיתוף מסך המשתתפות לא רואות בדרך כלל כל שאר המשתתפות ולכן חלק יחשבו בטעות שהן סולקו מהחדר, או שמשהו השתבש.
- את החלוקה הראשונה עושים קודם באמצעות אפשרות ה-Assign, ורק כשנגמר החלק המבואי והמשתתפות צריכות לעבור אל החדרים, לפתוח אותם באמצעות ה-Open Rooms.
- המשתתפות יקבלו אז הזמנה לעבור אל החדר שאליו שוייכו. חלקן יקבלו אותה מיד, בעוד שחלקן יתבלבלו וילחצו על דחיית ההזמנה. אני מציע להשתמש בשיתוף מסך ולהראות להן כיצד ההזמנה נשארה נגישה, בדרך כלל תחת לחצן ה-More שנמצא בתחתית המסך.
- חשוב להשאיר את החדר המרכזי (ה"לובי") ריק. עניין זה מקל על החלוקה בהמשך.
- במקרה שלנו, חילקתי את המשתתפות לשני חדרים גדולים – מספרים 1-3 בקוד הועברו לחדר 1, ומספרים 4-6 הועברו לחדר 4. שימו לב: לחדר 4 ולא חדר 2. בשלב הבא יתבהר העניין הזה. תכנון מראש של החלוקה לחדרים מאפשר לצמצם אל המינימום האפשרי את זמני ההעברה בהמשך.
שלב ג', מעבר בין חדרים וחלוקות נוספות:
השלבים הבאים נעשים לפי לוח זמנים קבוע מראש. לדוגמא, ב-9:40 התחלתי להעביר את המשתתפות לקבוצות קטנות – כל אחת לחדר לפי המספר בקוד שלה. קוד 1 לחדר 1, קוד 2 לחדר 2 וכן הלאה.
- בנקודה זו המעברים הם ידניים והדרגתיים, אחד אחד.
- כדאי לעשות שימוש באופציה של שידור הודעה לכל המשתתפות שנמצאת בתוך כל החדרים, מאחר והצ'אט מוגבל לחדר המסוים שבו אתן נמצאות. לדוגמא: "בחמש הדקות הבאות אעביר אתכן לחדרים חדשים. אשלח לכן הודעה כשהתהליך יסתיים."
- כאמור, ישנה חשיבות רבה לתכנון מראש. אם המשתתפות שנושאות את הקוד המספרי "1" כבר נמצאות בחדר מספר 1, אין צורך להעביר אותן. גם בקבוצות של עשרות משתתפות ועם Host אחת (רק בעלת סמכויות ה-Host יכולה להזיז אנשים בין החדרים) ניתן לצמצם את השלב הזה עם תכנון מוקפד ל-3-5 דקות.
- אלו בדרך כלל הרגעים בהם משתתפות מתנתקות בטעות ומתחברות מחדש אל הפגישה. הן מגיעות אל החדר הראשי ללא קוד מצורף לשמן. אידיאלית, כדאי שה-Host תהיה שם, תשיים אותן ותעביר בחזרה לחדר המתאים. במעברים בין חדרים אני חזרתי אל החדר הראשי ושם יכולתי לתפוס את כל המשתתפות האלו ולעזור להן. אפשר כמובן גם להיות שם כל הזמן. הדבר אבל מונע השתתפות פעילה של מנהלת המפגש בשיחה שבחדרים.
הערות כלליות ודברים נוספים שכדאי לקחת בחשבון:
- יש מגוון גדול של שימושים לשיטת הקודים מעבר לחלוקה לחדרים. אפשר להסתדר, גם בחדר אחד, בכל מיני מבנים. למשל, במעגל (יש להכניס אל הקוד מספר רץ והוא יתפקד כמעין "מקום ישיבה במעגל").
- הנה שימוש אפשרי נוסף לשיטת הקודים: מעגל פנימי ומעגל חיצוני. נאמר שאנחנו רוצים שארבע משתתפות יקיימו שיחה בזמן שהשאר מתבוננות, ואז שהן לא ידברו בזמן שהשאר מדברות. עם קודים מתאימים קל מאוד לעשות Mute All גורף, ואז להוציא את המעגל הקטן מההשתקה. אחר כך עושים את הפעולה ההפוכה, ושמים את המעגל הקטן באופן ידני על Mute.
- אידיאלית, בכל חלוקה לקבוצות ישנה Co-Host אחת שיכולה לעזור עם קשיים טכניים.
- מומלץ להנהיג תרבות של שימוש ב-Mute כדי לסמן רצון לדבר. אם כולם נמצאים בחדר אחד ומישהי רוצה לדבר, היא יכולה להוריד את ה-Mute. אם היא רואה שאין עוד משתתפות שרוצות לדבר, היא יכולה להתחיל.
- מומלץ להנהיג תרבות של אחדות מסוימת בעניין הוידיאו – שכולן (עם החרגות סבירות כמובן) ישתפו וידיאו.
- מומלץ גם להנהיג תרבות שבה לא מזיזים את המצלמה. מותר להזיז את הגוף (לקום, להתמתח וכו') אבל לא להזיז את המצלמה.
- אם מקליטים את המפגש בכלי ההקלטה של זום או באופן אחר, חשוב לציין זאת בתחילתו. במפגשים של למידה או שיתוף מידע אישי, ראוי לא להקליט ולאסור הקלטה, ויש לציין גם את זה בפני המשתתפות בתחילת המפגש.
- עם מישהי נמצאת בחלל פיזי משותף (נגיד בסלון עם בני משפחה נוספים), כדאי להמליץ לה להשתמש באוזניות ומיקרופון. המטרה היא למקסם את החופש שהזום מאפשר – למשל, אפשר לעשן תוך כדי פגישה – מבלי ליצור תחושה של נפרדות או בלאגן.
איתי קנדר הוא עובד סוציאלי שמלווה בגישת הדיאלוג הפתוח, בלוגר ותיק בנושאי בריאות הנפש, מנחה סדנאות ואחראי טכני עבור דפ"י וכפרילנסר. אפשר ליצור איתו קשר באימייל itay.kander@gmail.com . ובאתר האינטרנט שלו: https://itaykander.com .
בתמונה הראשית: יום סדנאות של דיאלוג פתוח ישראל, מתוך עמוד הפייסבוק של הארגון.
תגובה אחת בנושא “ניהול של מפגשי זום גדולים ומורכבים: מפגשי קהילה ועבודה בקבוצות”