ניהול של מפגשי זום גדולים ומורכבים: איך הפקנו כנס מצליח בזום עם מאות משתתפות

zoom conference

אני שמחה לשוב ולארח בבלוג את עו"ס איתי קנדר, לשיתוף מהידע והניסיון שלו בארגון מפגשים מורכבים בזום, במסגרת עבודתו בדפ"י – דיאלוג פתוח ישראל. הפעם איתי מספר על תכנון והפקה של כנס רב משתתפות בזום, ועל שלבי השיווק, ההרשמה והתפעול במהלך הכנס. תודה רבה לאיתי, ולחיי מפגשי עבודה מרחוק משמעותיים ומוצלחים!

ניהול של מפגשי זום גדולים ומורכבים: איך הפקנו כנס מצליח בזום עם מאות משתתפות

מאת: עו"ס איתי קנדר

מאמר זה הוא המשך למאמר "ניהול של מפגשי זום גדולים ומורכבים: מפגשי קהילה ועבודה בקבוצות", והוא מפרט בקווים כלליים את העבודה שלי ושל חברותיי לארגון דפ"י (דיאלוג פתוח ישראל) על הכנס הישראלי הראשון לדיאלוג פתוח, שקיימנו ב-25/1/2021 ונחל הצלחה גדולה. דפ"י הוא מלכ"ר חדשני בתחום בריאות הנפש, שפועל במטרה לבסס רשת רחבה של מטפלים בגישת הדיאלוג הפתוח בפריסה ארצית אשר תסייע במניעה של אשפוזים פסיכיאטרים ותקדם עבודה מערכתית-דיאלוגית סביב מצבי משבר. כנס זה, שהיה עד כה הפעילות המורכבת והגדולה ביותר שלנו, כלל מעל ל-300 נרשמות וכ-200 משתתפות בפועל. הכנס מהווה את ההתפתחות האחרונה בהפקת אירועים מקוונים על ידי דפ"י (בייחוד על ידי מנהלת הקהילה המוכשרת של הארגון – עו"ס לילה חפר) ועל ידי.

המאמר מחולק לכמה חלקים: ראשית אספר על השיווק של הכנס, אמשיך לסקירה קצרה של תהליך ההרשמה ולבסוף אתן כמה הערות מועילות לניהול של המפגש בזום בזמן אמת.

שיווק הכנס

בזמן הקורונה התאיידו כמובן כל הפעילויות מניבות הרווח שמתקיימות בחלל הפיזי, ודפ"י מצאה את עצמה הולכת ומתמחה באירועים מקוונים. לאחר תהליך של ניסוי וטעייה, הבנו שאנחנו מסוגלים למכור את מה שעינת קרפנקופ, מומחית השיווק שלנו, קראה לו "מוצרי הכשרה בעלות נמוכה". הכוונה היא לאירועים מקוונים בעלי ערך מקצועי משמעותי, שעלותם נעה בין 100 ל-200 השקלים.

בחשיבה משותפת שקיימנו באחת מישיבות הצוות, הצבנו יעדים ריאליים לקמפיין השיווקי: היעד הראשוני היה למכור לפחות 150 כרטיסים לכנס. היה זה מספר שהיה נראה לנו שנמצא בתאימות עם המשאבים שתכננו להשקיע בפעילות. מטרתו של הכנס הייתה להנגיש את גישת הדיאלוג הפתוח לקהל המקצועי. קיווינו להרוויח כסף ובו-זמנית גם לממש את המטרה הזו. המכירות בסופו של דבר הפתיעו אותנו לגמרי, וכאמור, ביום הכנס ספרנו מעט מעל ל-300 נרשמות.

השיווק של הכנס נעשה באמצעות פייסבוק, וואטסאפ ורשימת התפוצה במייל.

פייסבוק: לדפ"י יש עמוד פייסבוק, עם פעילות על בסיס דו-שבועי לפחות וכ-3,500 עוקבים. בנוסף, יש לנו קבוצה פייסבוקית עם כ-800 משתתפים. זהו הבסיס החיוני, היסוד ההכרחי, לכל הפעילות שלנו בזירה הזו. לצורך שיווק הכנס גייסנו ממעגל תומכינו שני עובדים של פייסבוק שעזרו לנו עם קרדיט חינמי שהם קיבלו מתאגיד פייסבוק. הם "אגרו" את הקרדיט למשך כמה חודשים, ואז חודשיים לפני הכנס, היה לנו מצבור קרדיט מספיק גדול כדי להריץ קמפיין פרסומי. אז נכתב גאנט של פוסטים (תכנית פוסטים לפרסום במסגרת הקמפיין, כולל תוכן ומועדי פרסום שלהם), חלקם בעמוד של הארגון ("אורגניים", אלו מקבלים בדרך כלל חשיפה קטנה יותר) וחלקם כאלו שרצו כפוסטים ממומנים מלכתחילה ("דארקים"). נזהרנו שלא להציף את העמוד בפוסטים על הכנס, ולשמור על כמות טובה של פוסטים כ"דארקים". כמו כן, לא השקענו מאמץ גדול בהפצה לקבוצות בפייסבוק, ולא בכתיבה של פוסטים בעמוד האירוע (ה-Event) משום שאלו לא הוכיחו את עצמם בפעילות מיוחדות מעין זאת. בקמפיינים קודמים, לפי הצורך, נעשה שימוש גם באמצעים הללו לשיווק הפעילות.

בכתיבת הפוסטים (ובגרפיקה של הגרפיקאית המוכשרת שלנו, יעל הוכמן פיקר) נעשה מאמץ להכיר לקהלים השונים בתחום בריאות הנפש את המרצות החלוציות של הכנס, עם שימת דגש על תכנים שלא הוצגו בשפה העברית עד כה. כל מודעות הפרסום הפנו לעמוד באתר של הארגון (שנוצר על ידי מתנדב נוסף, יובל גאון), ובו הודגשו שתי תכונות יחודיות של הכנס: תרגום סימולטני לעברית, והקלטה חינמית לכל נרשם ונרשמת.

לצורך ההגעה אל הקהלים הרלוונטים, עינת קרפנקופ יצרה "טירגוטים" (targeting) מסוג "לוקאלייק" (lookalike) אשר התבססו על פילוחים שונים של רשימת התפוצה שלנו. כך, לדוגמא, יצרנו קהל של מטפלים צעירים המתעניינים בגישת הדיאלוג הפתוח ובחזיתות החדשות אחרות בתחום בריאות הנפש, או קהל של בני משפחה למתמודדים. שיטת השיווק הזו הוכיחה את עצמה טוב מכל שאר השיטות, גם באירוע הזה וגם באירועים קודמים.

וואטסאפ: אף על פי שבשנים קודמות הפרסום בוואטסאפ הוכיח את עצמו ובגדול, השנה לא היה כך, וערוץ השיווק הזה לא הביא מכירות רבות במיוחד. חשוב לציין בנושא זה כמה דברים: שמרנו על הודעות קצרות ותמציתיות, עשינו שימוש בהדגשת טקסט בבולד ובאנדרליין, לא צירפנו תמונות (שלא עוברות כאשר עושים פורוורד להודעות), כן צירפנו לינק לעמוד ההרשמה (ושמנו לב שהתמונה המייצגת והתקציר טובים), והחשוב מכל – לא נדנדנו לרשימת התפוצה שלנו בטלפון. לא יותר משלוש הודעות נשלחו באופן אוטומטי לכל חבר ברשימה. מגבלת האנשים שיכולים להיות ברשימת ברודקאסט (רשימת תפוצה של וואטסאפ) אחת היא 256. ניתן כמובן ליצור כמה רשימות ולהשתמש בטלפון או כרטיס סים יעודיים לצורך העניין, אבל יש לזכור שעל מנת שההודעה תגיע לנמען, עליך להיות איש קשר בטלפון שלו. כך או כך, כדאי מאוד לשמור בצמצום את אפיק השיווק הזה.

אימייל: כמו בוואטסאפ, גם במייל נשמרנו מאוד מלהציף את חברות הקהילה שלנו. פרסמנו הודעות קצרות, אינפורמטיביות ומתרגשות בתחילת ההרשמה המוקדמת, לקראת סופה, וכשבוע לפני סוף ההרשמה כולה. את ההודעות האלו שלחנו בתפוצה מלאה לכל מי שרשום אצלנו ב-Mailchimp (שירות לרשימות תפוצה), אך היו גם שתי הודעות תזכורת לנרשמות – כשבוע לפני הכנס ויום לפניו. לאורך כל הקמפיין בחנו את הצלחת הפרסומים באמצעות דוחות שהונפקו במיילצ'ימפ. כך יכולנו לטייב את העשייה שלנו ולפצל חלק מהמיילים לפילוחים שונים (למשל, לשלוח אימייל שונה במעט למי שכבר נרשם ולמי שטרם נרשם, למי שעובד בתחום בריאות הנפש ולמי שמקבל שירות וכו'). רשימת התפוצה שלנו נחשבת לבינונית בגודלה: בתחילת הקמפיין היא מנתה כ-1,100 איש-ה, ולקראת סיומו כ-1,500 איש-ה – גדילה של כ-30%, משום שכל נרשמת לכנס גם התווספה אוטומטית לרשימת התפוצה. למעשה, היה זה אחד מהרווחים המשניים החשובים של הקמפיין.

הרשמה

ההרשמה לכנס נעשתה דרך אתר האינטרנט שלנו, כשהתשלום נעשה בסליקה חיצונית (של שירות Invoice4U). האתר עצמו בנוי בוורדפרס ומתוחזק באופן יומיומי באמצעות תוכנת אלמנטור. השימוש באלמנטור מאפשר לנו לעדכן בזריזות את האתר בשינויים שנעשו בלוח הזמנים של הכנס, במושבים שנפתחים או נסגרים, בשינוי המחיר, סיום ההרשמה המוקדמת וכיו"ב.

המידע מטופס ההרשמה ומעמוד התשלום מוזנים באמצעות שירות האוטומטיזציה Zapier אל רשימת התפוצה שבמיילצ'ימפ ואל טבלת ההרשמה שב-Google Sheets. כמו האלמנטור, זאפייר הוא כלי טכנולוגי שאף על פי שהוא מצריך למידה מסוימת ורמת אוריינות טכנולוגית בינונית, הוא לא מורכב מדי ולא צריך לדעת לכתוב קוד כדי להשתמש בו. בחרתי לעבוד עם טבלת הרשמה שנמצאת על ענן בגוגל דרייב, כדי שכולם – המפיקה התוכנית של הכנס, מנהלת הארגון (סיוון בר און, שאחראית גם על התקציב הכללי, על ביצוע החזרים כספיים וכו'), אחראית השיווק והפרסום, ומנהל האתר – כולם יוכלו לצפות ולנטר את ההרשמה של המשתתפות בכנס.

להזנת פרטי המידע של הנרשמות אל תוך טבלת ההרשמה היו עוד שני שימושים חשובים: ראשית, יכולתי בקלות ליצור גרפים המראים את התקדמות מכירת הכרטיסים ולספור כמה אנשים נרשמו לכל מושב, כמה משתתפים  מכל אזור גיאורפי וכיו"ב. באמצעות הנתונים שדליתי מהעזרים האלו, יכולתי לדעת מהם הכיוונים הנכונים למאמצי השיווק שלנו, ומהם הכיוונים שאינם אופטימליים. הדבר השני שהפקתי מטבלת ההרשמה הוא רשימה ארוכה של כתובות מייל וחדרים תואמים (בשפת הכנס החדרים נקראו מושבים) שהזנתי אל הזום במטרה לשבץ אוטומטית סדר גודל של 250 א-נשים ב-6 חדרים. עוד על השיבוץ האוטומטי בהמשך.

באמצעות שימוש מושכל ומדוד בעזרים הטכנולוגיים האלו, יכלו כל חברי הצוות לשתף פעולה ללא מאמצי תיאום מיותרים וגם להישאר בעניינים בכל הנוגע להרשמה לכנס.

ניהול הפעילות בזום

חשוב לי לציין שהדבקות שלי בזום לא נובעת מהעליונות האיכותית שלו. יש הרבה שירותים כיום שבהם אפשר לקיים כנס מקוון. העניין הוא, שאף אחד מהם לא מוכר כמו זום. ההיכרות המוקדמת של קהלים גדולים, גם של מבוגרים וגם של צעירים, עם זום, הופכת אותה לתוכנה הכי מוצלחת עבור כמעט כל סוגי הפעילויות הקבוצתיות וההמוניות.

כדי לנהל פעילות מורכבת בזום, אני מוצא שחיוני לעשות הכנה בסיסית הכוללת בנייה של לו"ז טכני. לאחר מכן, יש להדריך את מנהלת הפעילות במשך שעה או שעתיים ובכך לוודא שהכל מסודר ומובן מבחינתה. זו הייתה רק הפעם השנייה שניהול הזום עבר ממני אל אדם אחר, וזה נעשה בשל אילוץ מבורך: אני הנחיתי את מרבית הכנס. בלו"ז הטכני רשמתי למנהלת הפעילות:

  • נקודות רלוונטיות לגבי ההדרכה הטכנית למשתתפות בתחילת היום (למשל, לגבי קבלת ההזמנה לחדרים) וזמנים בהם עלול להיווצר עומס של בקשות לתמיכה טכנית. בדרך כלל תחילת הפעילות והכניסה הראשונה לחדרים הם הזמנים שבהם אנשים יצלצלו אל המנהלת הטכנית ויבקשו עזרה. הבעיות הנפוצות ביותר הן גם הבסיסיות ביותר: אדם שאיבד את לינק הכניסה, מישהי שלא יודעת איך לשאול את המרצה שאלות וכו'.
  • את מי להגדיר כ-Co-Host (מנחי משנה של הפעילות) ומתי.
  • למי לעשות Spotlight (להראות לכולם פוקוס על אדם או אנשים מסויימים) ומתי.
  • מתי לשבץ את המשתתפות בחדרים (בחלונית החדרים של זום) ומתי לפתוח אותם.
  • מתי לשלוח הודעות מסוג "עוד חמש דקות חוזרים למליאה" אל האנשים שנמצאים בחדרים.
  • מתי להגביל את הצ'אט למנחים ולמנחי המשנה (בזמן ההרצאות, וכדאי אגב שכל המרצות והמנחות ישנו את שמן בזום לשמן המלא לפני כן כדי שמנהלת הפעילות תוכל למצוא אותם בקלות), מתי לפתוח את הצ'אט לדיון חופשי (בזמן ההפסקה).
  • איפה להפעיל את מצגת ההפסקות והסטופר.
  • ועוד ועוד.

הלו"ז צריך להיות מחד מפורט מספיק כדי שלא יווצר בלבול בזמן הפעילות, שיכולה להיות לפרקים מלחיצה, ומאידך לא עמוס מדי לעין. עליו להכיל בעיקר משפטים קצרים, תמציתיים וברורים.

חדרים: אף על פי שהסתמכנו חלקית על השיבוץ האוטומטי של זום (ששאבנו את המידע עבורו, כאמור, מטבלת ההרשמה), היה צורך גם בשיבוץ ידני של האנשים בחדרים. זאת משום שנרשמות רבות לא הקלידו כתובת אימייל בטופס ההרשמה שזהה לכתובת שבה הן משתמשות בזום. רק אדם אחד, ועדיף שזו תהיה ה-Host (כלומר, מנהלת הפעילות), יכולה ליצור חדר נוסף, לארגן בו את כל המשתתפות שלא סודרו אוטומטית בתחילת היום, ואז עם טבלת ההרשמה, לשייך אותן בחדרים. אצלנו סודרו כ-200 איש ואישה ב-6 מושבים לפי נתוני ההרשמה שלהם. מרביתם סודרו ידנית.

לפני החלוקה לחדרים קיבלו כל המנחות מעמד של קו-הוסט, וכך הן יכלו לשתף מסך, להשתיק ולתת את זכות הדיבור למשתתפות במושב. בהינתן הצורך (שלא עלה), הן גם יכלו להוציא משתתף טורדני מהמושב.

צילום מסך של אחד המושבים בכנס דיאלוג פתוח ישראל
צילום מסך של אחד המושבים בכנס דיאלוג פתוח ישראל

הקלטה: כל פעילות הבוקר של הכנס – כלומר, כל ההרצאות – הוקלטו. ההמלצה שלי היא להקליט את הפעילות מתוך שני מחשבים לפחות. אחר כך מומלץ להעביר את הקבצים לכונן חיצוני ולתת לעורך הוידיאו שיעלה אותו לשירות סטרימינג פופולארי ומוכר כמו YouTube או Vimeo. יש שתי הערות שחשוב לדעת בנושא הזה: ראשית, שבזום ניתן להקליט רק את הפעילות שמתרחשת בחדר הראשי (אבל עם תוכנה משוכללת להקלטת מסך ניתן גם גם להקליט את המתרחש בחדרים), ושנית, שהמחשב שמקליט לא יכול להיות מחשב שדרכו מדברים ומשתתפים בפעילות. זום היא תוכנה דורשנית מאוד מבחינת משאבי מערכת, ואם היא מקליטה, היא מתקשה מאוד לפעול כראוי.

תרגום: אין הרבה מה לומר בעניין זה, אלא רק שכדי להדליק את התרגום הסימולטני של זום בפגישה שהיא Meeting (ולא ב-Webinar – צורת מפגש שבה אין אפשרות לפצל את המשתתפות לחדרים) יש ליצור קשר עם התמיכה הטכנית של זום. לפני כן, תצטרכו לשלם על תוסף של וובינר (שכרגע עולה 30$). על כל פנים, כדאי להכיר את התרגום הסימולטני של זום ולשחק איתו קצת לפני הפעילות. זו לא אחת מהאפשרויות הפשוטות יותר להבנה בתוכנה הזו.

שאלות מהקהל: אף על פי שלזום יש אופציה מובנית של שאלות ותשובות, העדפנו להפיץ בקרב המשתתפות מסמך פתוח לכל ב-Google Docs, שבו הן רשמו את השאלות שלהן למרצות. אז הקראנו את השאלות ויצרנו מעין מיני-ראיון עם המרצות, תוך שימוש בשאלות של הקהל מעורבבות בסקרנות הטבעית שלנו.

סיכום

פעילות ענפה באונליין מצריכה עשייה דקדקנית למדי במגוון של חזיתות וירטואליות. יש לשווק בצורה הנכונה, לנהל הרשמה מסודרת וגלויה לכל חברות הצוות, וכמובן לנהל את המפגש בצורה האופטימלית בזמן אמת, תוך הסתמכות על לו"ז טכני מוצלח. התגובות על הכנס היו טובות מאוד ושיבחו לא רק את התכנים המצוינים שהבאנו לקדמת הבמה אלא גם את היעילות והמקצועיות שלנו. כמובן שכל הכלים הטכנולוגיים שבעולם לא יכולים לבוא במקום נשות צוות מעולות ותוכן טוב לפעילות, אבל כמסגרת, חשוב שהכלים הטכנולוגיים יפעלו לטובתנו המירבית ולא ייצרו לנו בעיות או יגבילו אותנו. זאת במיוחד בזמן שבו מגבלות תנועה מוטלות עלינו מעצם המוסר הבסיסי.

ייתכן שרבים מהפתרונות הטכנולוגיים האלו דווקא יסייעו לנו להצמיח את הארגונים בתקופה הקשה הזו. אילו היה הכנס מתקיים באולם שכור, הרווח ממנו היה נמוך בחצי או ביותר משהוא היה בפועל (גם בגלל העלויות הגבוהות הכרוכות בהפקת כנס רגיל וגם בגלל הכנסות, שאני משער שלא היו גבוהות כפי שהן היו באמת). כמו כן, ייתכן שלא היו מגיעים אליו כל כך הרבה אנשים, לא מחו"ל ולא מהפריפריה הגיאוגרפית של ישראל. אין כאן ניסיון להתעלם מהקשיים, אבל עם ההסתכלות הנכונה, קל להבין שיש למצב הזה גם צדדים חיוביים משמעותיים.

איתי קנדר הוא עובד סוציאלי שמלווה בגישת הדיאלוג הפתוח, בלוגר ותיק בנושאי בריאות הנפש, מנחה סדנאות ואחראי טכני עבור דפ"י וכפרילנסר. אפשר ליצור איתו קשר באימייל itay.kander@gmail.com . ובאתר האינטרנט שלו: https://itaykander.com .

Photo by Chris Montgomery on Unsplash

מאת: Ma'ayan

עוסקת ומתעניינת בשימושי אינטרנט לשינוי חברתי: פיתוח קהילות, הנעה לפעולה, יצירה ותרבות ברשת. מעדיפה ירושלים על פני תל אביב, הייקו על פני הייטק, שוקולד מריר על פני שוקולד חלב, עשר דקות מול ורמיר אחד על פני שעה בתערוכה של אימפרסיוניסטים.

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל

אתה מגיב באמצעות חשבון Google שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s