בין אם יש לכם אסטרטגיה מגובשת, תכנית עבודה מסודרת,  או שפתחתם דף בפייסבוק "שהיה" – כדאי שתהיה לכם מדיניות מדיה חברתית, וכדאי שהיא תהיה עדכנית ומעודכנת.

זה פוסט שלישי מתוך סדרה שעוסקת בתכניות טכנולוגיות לשנה החדשה. הקודמים היו:

מה היא מדיניות מדיה חברתית?

מדיניות היא אוסף כללים והנחיות שמנחה קבלת החלטות במטרה להשיג תוצאות מוגדרות. מדיניות היא הצהרת כוונות, והמימוש שלה נעשה ע"י תהליכים או נהלים. היא שונה מאסטרטגיה, שהיא תכנית פעולה כוללת ומפורטת להשגת תוצאות מוגדרות.

מדיניות מדיה חברתית היא אוסף כללים והנחיות של ארגון או קבוצת אנשים לקבלת החלטות, התנהלות ותקשורת במרחב האינטרנטי. מטרת הפעילות באינטרנט ואופני הפעולה יפורטו לפעמים באסטרטגיית מדיה חברתית.

בעוד שאסטרטגיה עוסקת בתכניות להשגת מטרה מסוימת, מסמך נהלים ומדיניות עוזר להתמודד עם הפתעות: איך להגיב כשמדברים עלינו ועל תחומי הפעילות שלנו, איך לפעול ברשת חדשה שפתאום הופכת מאוד פופולרית, איך להגיב לאירועים אקטואליים ולבחור לאילו מהם להתייחס וכיצד.

למה צריך מדיניות מדיה חברתית?

  • ככל שיותר מהתקשורת של הארגון עם העולם שסביבו מתבצעת דרך האינטרנט, יש לארגון יותר ממשקים ופעילות במדיה חברתית: דיווח על פעילות, גיוס פעילים, גיוס משאבים, הפעלת קמפיינים ועוד.
  • יותר עובדים, מתנדבים ופעילים פועלים ברשתות חברתיות גם באופן פרטי, ולפעמים רוצים לשוחח על נושאי הפעילות שלהם בארגון, שהם גם תחומי עניין אישיים או מטרות שברצונם לקדם.
  • ככלל, פעילות ושיחה באינטרנט דורשות תגובה מהירה. לפעמים הזמן שעובר עד שמזהים פניה אלינו, מי אחראי לענות ואיך עונים – יכול להיות קריטי וליצור תסכול או להחריף בעיות.
  • האפשרויות לשיחה ואינטראקציה ברשת האינטרנט משתנות כל הזמן: רשתות חדשות עולות, אפליקציות חדשות מזמינות שיתוף ושיחה, וגם בזירות קיימות מה שראוי ומה שעובד משתנים לפי טרנדים והתפתחויות הרשת.
  • כארגון, אנחנו רוצים כלים שיאפשרו לנו להתנהל במרחב הזה: לשקף את הערכים שלנו, להשתלב בשיחה ולהשפיע, להגדיר סמכות ואחריות לפעולה, לקשר בין פעילויות בערוצים שונים ולהטמיע את הפעילות באינטרנט בפעילות השוטפת.

איך כותבים מסמך מדיניות מדיה חברתית?

היקף המסמך והאורך שלו, תלויים בהיקף הפעילות הארגונית, בכלל ובמדיה חברתית בפרט. לפעמים קוראים לו "מדיניות מדיה חברתית" ולפעמים "נהלים".

לפני כשנה, איידילוור (Idealware.org) פרסמו מדריך לכתיבת מדיניות מדיה חברתית לארגוני המגזר השלישי. יש גם גרסה מותאמת לארגונים יהודיים. לאחר כמה התנסויות בעבודה עם המדריך הזה, אני ממליצה עליו בחום.

המדריך בנוי כחוברת עבודה, עם שאלות מנחות לדיון וכתיבה. הוא מחולק לפרקים לפי נושאים, וגם מבנה תהליך. המדריך מתאים לעבודה בקבוצה ולדיון ארגוני, ומעלה את השאלות המרכזיות והחשובות, בלי להיות טרחני וארוך, או יותר מדי "מחנך".

האנגלית לא מסובכת, ואפשר לענות על השאלות בכל שפה שתבחרו. בסוף מילוי השאלות, ובהסרת השאלות וכמה תשובות לשאלות עזר לתהליך, תקבלו מסמך מדיניות מדיה חברתית.

כמה זמן לוקח לכתוב את המסמך? תלוי בכם. אפשר להשלים את הכתיבה במפגש אחד של שעה וחצי או שעתיים, ואפשר כמובן להבנות תהליך עמוק וארוך יותר.

אוקיי, כתבנו מסמך מדיניות מדיה חברתית. ומה עכשיו?

כדי שהמסמך יהפוך למדיניות ארגונית, הוא צריך לעבור אישור וקבלה בארגון. סביר להניח שהמסמך יכלול התייחסות למשימות ותחומי אחריות שונים, אותם יהיה צורך להטמיע בעבודה השוטפת. ייתכן גם שמדיניות המדיה החברתית תהיה חלק ממדיניות ארגונית רחבה יותר כמו למשל מדיניות תקשורת.

בגלל השינויים בכלים ובטרנדים ברשת, צריך לרענן את המסמך מדי פעם. כדאי לקבוע מסגרת עבודה: מפגש חשיבה ותכנון שבועי או חודשי של בעלי התפקידים השונים, לצורך תיאום פעילות וגם שיתוף, התייעצות ועדכון הנהלים במידת הצורך.

בהצלחה!

קישורים שימושיים בנושא מדיניות מדיה חברתית ארגונית:

5 תגובות

  1. שלום מעין,
    תודה על עוד פוסט מצוין. כתוב יפה, ברור ומעניין, אך יותר מהכל- שימושי מאוד.
    אני קורא באדיקות את הפוסטים שלך!
    אנחנו מקימים "צוות ניו מדיה" בארגון ובעקבות הפוסט אני חושב שזו תהיה המשימה הראשונה של הצוות.
    שאלה קטנה- באתר 'אקולוגיה וסביבה'- http://magazine.isees.org.il/ שאני מנהל, אני רוצה לשפר את החיבור שלו לרשתות חברתיות על מנת להגביר את מעורבות הגולשים בתכנים ולהגביר את החשיפה שלו. יש לך המלצה על אתר/ים (שאינם בלוגים) שעשו את זה בצורה טובה? זה יעזור לי (ואני מקווה שגם לאחרים) באפיון המרכיבים שכדאי להטמיע באתר.

    תודה וד"ש מהעמק,
    שחר
    shachar@isees.org.il

    אהבתי

    1. הי שחר,
      תודה על המחמאות ואני שמחה שמצאת את הפוסט שימושי. עבודה עם המדריך לכתיבת מדיניות מדיה חברתית יכולה להיות מקום טוב להתחיל בו עבודת צוות ניו מדיה חדש.
      לגבי שיפור חיבור האתר לרשתות חברתיות – קשה לי לחשוב על דוגמה ספציפית שתהיה רלוונטית גם לאתר שלכם. כדאי לפתוח (אם אין עדיין) דף פייסבוק לאתר ולשתף תכנים מהאתר ובנושאי הפעילות שלכם באופן שמזמין שיחה ושיתוף. נסו לחשוב, בצוות ניו מדיה החדש ובכלל בארגון: אילו דפים של אתרים / ארגונים אתם אוהבים? עוקבים אחריהם, מגיבים, משתפים?
      רכיבים שאפשר להוסיף באתר מעבר לכתפור השיתוף, הם תיבה לדף הפייסבוק ותוסף לפרסום תגובות באתר שלכם עם שם המשתמש בפייסבוק: http://developers.facebook.com/docs/plugins
      אם אתם פועלים ברשתות נוספות, אפשר להוסיף "טעימות" מהן באתר: תיבת ציוצים מטוויטר, תמונות מאינסטגרם וכיו"ב.
      אשמח להרחיב עוד בשיחה טלפונית או מייל. ד"ש בחזרה לעמק, בטח נורא יפה עכשיו…

      אהבתי

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s