אם גם אצלך מופיעה ברשימת ההחלטות לשנה החדשה "תיבת דואר ריקה", ואז נכנסת עוד ברכת שנה טובה, ולא בטוח אם צריך למחוק אותה, לענות מייד, או לשמור לאחר כך – אולי הפוסט הזה יעניין אותך.

אינבוקס אפס – inbox zero היא שיטת עבודה להתמודד עם בעיה: עיסוק רב ומתיש בתיבת הדואר האלקטרוני, שנראה שאין לו סוף לעולם. העיסוק הזה שואב זמן ותשומת לב, ומפריע לנו לעשות דברים אחרים. את השיטה פיתח וניסח מרלין מן (Merlin Mann), ובאתר האינטרנט של אינבוקס אפס אפשר למצוא הרצאה שהעביר לעובדי גוגל ומציגה את עקרונות האינבוקס אפס וכן את מצגת ההרצאה. על אינבוקס אפס שמעתי לראשונה לפני שנתיים בערך. אני מנסה ליישם את השיטה, אבל זה תהליך שנמשך לאורך זמן. מצאתי לפני כמה ימים סיכום הדברים שרשמתי בכתב יד והחלטתי להקליד, והנה הוא כאן לפניכם.

אז למה אינבוקס אפס

הזמן ותשומת הלב העומדים לרשותנו הם סופיים. אינבוקס אפס היא דרך להציב גבולות, כך שאני אוכל למקד את הזמן ואת תשומת הלב שלי בטיפול ועיבוד דואר נכנס. העקרונות המנחים של השיטה:

  • דואר אלקטרוני הוא מדיום, דרך להעביר דברים ממקום למקום, ולא יותר מזה.
  • יש מקום אחד מתאים לכל דבר. תיבת הדואר הנכנס היא מקום מתאים לדואר נכנס בלבד.
  • צריך לעבד בדרך לאפס Process to zero
  • צריך להמיר פריטי דואר נכנס לפעולה

למה הכוונה בעיבוד processing? 

זה יותר מאשר לבדוק checking, ופחות מאשר להשיב responding. יש עוד דברים שאפשר לעשות עם דואר נכנס. וזה מה שהשיטה הזאת עושה, מגדירה את הפעולות האלה. עבור כל אימייל שאני מטפלת בו לחשוב: מה הפעולה שאני צריכה לעשות עם המייל הזה.

מרלין מציין: זה מה שאני ממליץ, כי זה מה שעובד בשבילי. אולי לכם יהיו פעולות אחרות. כל אחד יכול להגדיר פעולות שמתאימות לה או לו, אבל חשוב לעבור מ"לקרוא מיילים" או "לעבור על מיילים" לפעלים אחרים.

חמש הפעולות האפשריות לעיבוד דואר נכנס:

  • למחוק Delete
  • להאציל סמכויות Delegate
  • להשיב Respond
  • לעכב Defer
  • לבצע Do
חמש הפעולות האפשריות בדרך ל-inbox zero.
חמש הפעולות האפשריות בדרך ל-inbox zero.

למחוק. אם אפשר – צריך למחוק. שמירה לארכיון נחשבת כמחיקה. מרלין ממליץ לנהל ארכיון אחד, תיקייה אחת של דברים שאולי אצטרך בעתיד. ככל שיש יותר תיקיות, יותר קשה למצוא פריטים. תחשבו והגדירו: מה המערכת המינימלית שתאפשר לכם למצוא דברים.

להאציל סמכות, כלומר להעביר למישהו אחר לבצע דברים. כשאתם משתמשים בפעולה הזאת, שימו תזכורת לבדוק אחרי שבועיים. התזכורת צריכה להיות ביומן, לא באינבוקס.

להשיב. כנראה שזאת הפעולה שתבחרו ברוב המקרים. חשוב ללמוד לענות מהר ובקצרה, תשובות של שורה או שתיים. אפשר להיעזר באתר הזה כדי להתחייב ולעמוד בכתיבת מיילים של חמישה משפטים לכל היותר. (הערה של מעין: בספר "כתיבה אפקטיבית" צפריר בשן מקדיש פרק לכתיבת דואר אלקטרוני. שווה לקרוא ולאמץ. עוד יתרון בולט של "כתיבה אפקטיבית" הוא שהספר כתוב בעברית ומתמקד בכתיבה בעברית.)

לעכב. מרלין ממליץ להשתמש בפעולה הזאת במשורה. בואו נזכור שתיבת הדואר הנכנס שלנו מיועדת לדואר נכנס, כלומר פריטי דואר אלקטרוני שעוד לא קראנו. היא לא רשימת משימות (To Do list), לא תזכורות, ולא כלי לגיבוי קבצים.

לבצע. לבצע עכשיו את מה שצריך, או למצוא זמן אחר ולהקצות את הזמן הדרוש. לרשום ביומן, ולהעביר מתיבת הדואר הנכנס לארכיון.

ומה עם ניהול משימות? 

את ניהול המשימות שלכם בצעו בכלי אחר. למשל, במסמך וורד, גיליון אקסל, הכלים הרלוונטיים של גוגל דוקס או דף נייר. (הערה של מעין: יש גם אפליקציות מובייל לניהול משימות, שמאפשרות סינכרון בין מכשירים שונים. אני משתמשת  בשביעות רצון ב- Wunderlist.) אל תשתמשו בכלי דוא"ל לניהול משימות! עוד טיפ לגבי ניהול משימות: לא לבחור כלי כייפי מדי. חשוב שזה יהיה כלי רק לניהול משימות, לא משהו שכייפי להיות שם.

מרלין סבור שהפעולות שהגדיר מתאימות לרוב האנשים. אבל, כאמור: כל אחד ואחת יכולים להגדיר את הפעולות שמתאימות להם.

עוד כמה עצות:

  • אם אפשר, התנתקו מדי פעם מתיבת הדואר הנכנס שלכם. Do email less. זה גורם לדברים להיראות פחות דחופים.
  • אל תבהו בתיבת הדואר שלכם. No fiddling. צמצמו את זמן השהייה בחשבון הדואר שלכם שהיא לא אחת מחמש הפעולות הנ"ל.
  • השתדלו לענות על הכל לפי הסדר ולהקדיש פחות זמן למיון.

ונקודה למחשבה לסיום: עדיף לענות על אימייל מאשר למחוק אותו. אבל עדיף למחוק היום מאשר להתמהמה ששה חודשים ואז למחוק.

יש לכם טיפים ועצות נוספים לניהול יעיל של תיבת הדואר? מוזמנים לשתף בתגובות.

אם אתם גם מאמצים את אינבוקס אפס, אשמח לשמוע איך זה הולך לכם. אפשר גם בהודעה פרטית (באמצעות טופס יצירת הקשר של הבלוג).

שיהיה בהצלחה!

8 תגובות

  1. היי,
    אחת הבעיות עם אימיילים היא הפינג-פונג בין הצדדים המכותבים וההשתהות במענה. לא מזמן עלה טור עם כמה צעדים, חלקם שימושיים, לעורר תגובה מהצד השני:
    http://www.startisrael.co.il/article/31
    ניסוח תכליתי (ומנומס) באימיילים בהחלט עשוי לעזור להגיע למטרת אינבוקס-זירו.
    (גילוי נאות: אני עובד באתר שבו הופיעה הכתבה; אני מקווה שזה לא צובע את התגובה בגוון שיווקי…)

    אהבתי

    1. נקודות מעניינות, תודה. ה"אינבוקס אפס" מתייחסת למיילים שמגיעים אלי, והכתבה אליה קישרת מתייחסת ליוזמה שאני נוקטת מול אחרים, אבל חשוב לשים את עצמי בנעלי הנמענים ולבדוק איך הם מרגישים.

      אהבתי

  2. שמה את הטיימר של המטבח על רבע שעה ושועטת במרץ על פני האינבוקס, כל יום עד לאינבוקס אפס, ואז עושה אותו הדבר עם המכוכבים. לא מצליחה לשמור על תיבה ריקה באופן שוטף, אבל משתדלת לא לתת לה להגיע ל-500.
    ולא לשכוח לבטל הרשמות לרשימות תפוצה מיותרות – אם אני לא קוראת את זה, זה לא צריך להכנס…

    אהבתי

    1. אינבוקס 500? ואת מתמודדת איתה ברבע שעה מרוכזת ביום? את ממש קוסמת! או מעבדת מיילים מיומנת ביותר. לגבי רשימות תפוצה: אם יש להן מנוע חיפוש פנימי טוב, למשל בגוגל גרוןפס, אני אוהבת בחלק מהמקרים לקבל עדכונים ואז למחוק – כי אני יודעת שאוכל למצוא את הנושא בקבוצה אם וכאשר אצטרך.

      אהבתי

  3. בעיני זה לא ריאלי. מיילים מכילים מידע, לפעמים מאוד מפורט, בגוף המייל; מכילים קבצים, ואת הטקסט שהוא הקונטקסט של הקבצים; מכילים שיחות מרובות משתתפים עם מידע, קבצים וקונטקסט; סיכומי פגישות, פניות מספקים ומגורמים אחרים שלא רלוונטיים לכרגע אבל יהיו רלוונטיים בעתיד, פרטי אנשי קשר והקונטקסט שלהם, ועוד ועוד.
    הפתרון האמיתי הוא וובמייל (או תוכנה, אבל פחות) שהוא גם מנהל משימות ותוכן ולוחות זמנים, עם זרימה מלאה ומעברים טבעיים ביניהם. עד שלא ימציאו את זה כולנו נמשיך להזיע.

    אהבתי

    1. נועה שלום, ותודה על התגובה. הבעיה היא, ורואים את זה גם במה שאת מתארת, שדואר אלקטרוני הוא לא כלי אופטימלי לניהול מידע.
      למשל קבצים: אם לכל אחד יש במייל שלו עותק, ואולי מישהו ערך ושלח עוד תיקונים לחלק מהמשתתפים בשיחה: איך את יודעת איפה נמצא הקובץ הכי עדכני? מי אחראי לשמור אותו מעודכן? הפתרון צריך להיות בניהול משותף של מסמכים והרשאות, והפנייה מההתכתבות במייל אליהם. זה גם יכול לחסוך מקום בשרת.
      פניות מספקים בוודאי שלא צריך לשמור רק במייל אלא בתוכנה לניהול חשבונות / כספים, פרטי אנשי קשר אפשר לשמור במייל, אבם גם אותם רצוי לשמור בתוכנה לניהול קשרים – במיוחד אם אלו אנשי קשר של ארגון כמו ספקי שירות, לקוחות, וכיו"ב.
      בעבודה יש לי אאוטלוק, וקל יחסית לחלץ ממנו קבצים. אני שומרת אותם בתיקיות ולא כקבצים מצורפים לדוא"ל. רק מיילים מאוד מיוחדים, עם מידע מאוד חשוב או דברים שצריך לשמור לתיעוד, אני שומרת כקבצים גם.
      יש מערכות לניהול משימות שיודעות להתממשק עם דוא"ל, וגם להפנות לקבצים.
      למשל: Trello

      אהבתי

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s